COMMENT Y ARRIVER
Parcours habituel
Il n’existe pas un seul parcours pour entrer dans ce métier, et les exigences peuvent varier selon l’employeur et le secteur. Plusieurs personnes se préparent avec un certificat ou un diplôme collégial en administration de bureau ou dans un domaine connexe, tandis que d’autres commencent avec un diplôme d’études secondaires et une expérience en travail de bureau ou en tâches administratives. De bonnes compétences en informatique sont importantes, surtout pour le traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données et les présentations. Comme les milieux de travail utilisent davantage d’outils numériques, la capacité d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels peut aider. Certains employeurs apprécient aussi une expérience en comptabilité, en service à la clientèle ou en planification. Dans certains postes, le bilinguisme peut être un atout ou une exigence.
LE TRAVAIL
Ce que tu pourrais faire
L’adjoint administratif soutient le travail quotidien d’un bureau. Il répond aux appels téléphoniques et aux courriels, accueille les visiteurs, planifie les réunions et aide à organiser les calendriers. Il prépare des lettres, des rapports, des formulaires et des présentations, et peut aussi saisir des données, classer des dossiers et mettre à jour des bases de données ou des feuilles de calcul. Dans plusieurs milieux, il s’occupe aussi des photocopies, du courrier, de la réservation de salles et de la commande de fournitures. Il peut également aider ses collègues avec les déplacements, les comptes rendus de réunion et certaines tâches simples de comptabilité. Selon l’employeur, il doit parfois manipuler des renseignements confidentiels et suivre les procédures du bureau avec soin. Certains milieux demandent d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels et de soutenir le travail en équipe en ligne ou à distance.
UNE JOURNÉE TYPIQUE
Ce que peut comprendre une journée
Une journée типique d’un adjoint administratif peut être occupée et changer rapidement. La journée commence souvent par la vérification des courriels, des messages téléphoniques et du calendrier pour voir les réunions ou les échéances. Le matin, il peut préparer des documents, mettre à jour des dossiers, imprimer des ordres du jour et aider à installer une salle de réunion ou une rencontre en ligne. Plus tard, il peut accueillir des visiteurs, transmettre des messages, suivre les fournitures ou entrer des renseignements dans une base de données. Si une échéance approche, il peut aider un gestionnaire à classer des documents ou à terminer un rapport. Tout au long de la journée, il faut rester calme, passer d’une tâche à l’autre et garder les renseignements exacts. Une bonne gestion du temps aide à répondre à plusieurs demandes en même temps.
COMPÉTENCES À DÉVELOPPER