COMMENT Y ARRIVER
Parcours habituel
Il n’existe pas de parcours unique vers ce métier, et les exigences varient selon l’employeur et le secteur. Beaucoup d’employeurs recherchent un diplôme d’études secondaires ainsi que des compétences en bureau, en informatique ou en administration. Un certificat ou un diplôme collégial en administration ou en travail de bureau peut être préféré pour certains postes, et certains emplois demandent une expérience préalable en secrétariat ou en bureautique. Dans certains secteurs, connaître le domaine d’activité peut aider. Comme de nombreux milieux utilisent des outils numériques, il est utile de devenir à l’aise avec les logiciels de traitement de texte, les tableaux, les bases de données, le courriel et les présentations. Une expérience acquise grâce à l’alternance travail-études, à un emploi à temps partiel, au bénévolat ou à des tâches de bureau à l’école peut aussi être utile. Le bilinguisme peut être un atout ou une exigence dans certains milieux de travail, surtout dans certaines régions ou organisations.
LE TRAVAIL
Ce que tu pourrais faire
Les adjoints administratifs et les secrétaires exécutifs organisent le travail de bureau pour permettre aux autres de se concentrer sur leurs tâches. Ils peuvent répondre au téléphone, accueillir les visiteurs, planifier des réunions, gérer des agendas, préparer des documents et classer des dossiers. Ils rédigent souvent des lettres, des courriels, des rapports et des notes de réunion. Dans bien des milieux de travail, ils mettent à jour des bases de données, des tableaux et des documents de traitement de texte, et peuvent créer des présentations. Ils aident aussi à coordonner la communication entre le personnel, la clientèle et les contacts externes. Certains postes comprennent du soutien à la tenue de livres, la gestion du courrier ou des fournitures de bureau. Selon l’employeur, ils peuvent utiliser des logiciels spécialisés ou soutenir un service ou un secteur en particulier. Comme les milieux de travail utilisent davantage la technologie, ces tâches peuvent évoluer, et les compétences numériques deviennent de plus en plus importantes.
UNE JOURNÉE TYPIQUE
Ce que peut comprendre une journée
Une journée типique commence souvent par la consultation des courriels, des messages téléphoniques et de l’horaire de la journée. La personne peut préparer des salles de réunion, coordonner les agendas et rappeler aux gestionnaires ou au personnel les échéances et les rendez-vous. Pendant la journée, elle peut taper des documents, mettre à jour des dossiers, saisir des données, trier le courrier et répondre aux questions des collègues ou des visiteurs. Elle peut aussi aider à organiser les réunions en réservant des salles, en préparant l’ordre du jour et en prenant des notes. Quand le bureau est occupé, elle passe rapidement d’une tâche à l’autre et garde le contrôle de plusieurs demandes en même temps. Dans certains milieux, elle soutient aussi des réunions virtuelles ou des équipes à distance à l’aide d’outils en ligne pour partager l’information et faire avancer les projets. Le travail est souvent varié, régulier et axé sur les délais.
COMPÉTENCES À DÉVELOPPER